Redigidas em 1819 pelo então visconde da Lapa (o título de conde data de 1822), as “Instrucções para a Administração da minha Caza durante a minha ausência”, não são um inventário propriamente dito pois não dizem respeito apenas ou sobretudo ao Arquivo da Casa. No entanto as suas raízes mergulham profundamente nesse Arquivo que o conde claramente considera como o coração da sua Casa. Pode portanto ser considerado como o primeiro de um conjunto de instrumentos heterogéneos – inventários, instrumentos de recuperação documental e listas – que o conde da Lapa produziu com a finalidade de organizar e gerir o seu Arquivo.As Instruções, um instrumento prático de gestão, estão divididas em três secções: administração, arrendamentos e estado da Casa (apreciação geral e conselhos). Nelas o conde descreve a situação de cada propriedade, explica onde se encontram os principais documentos que lhe dizem respeito , descreve os procedimentos de gestão corrente e atribui responsabilidades administrativas e legais a membros precisos da sua Casa.Mais tarde, depois do seu regresso da Rússia, em 1825, o conde mandará elaborar um inventário do seu arquivo, organizado por maços e documentos numerados dentro de cada maço, produzindo então dois volumes (1º volume - maços 1 a 20 e 2º volume - maços 21 a 40) e um “mostrador” organizado por secções segundo o estatuto legal e função dos documentos e, no caso daqueles relacionados com as propriedades, segundo o nome/local dessas propriedades. Este “Indice do cartorio” irá permitir assim uma mais fácil e rápida recuperação da informação relativamente ao Index Geral de seu pai, organizado por Casas.Também cerca de 1825 será composto outro importante documento, a “Discripção da Caza do Conde”, que oferece uma visão geral da Casa, mencionando as datas de aquisição, os seus rendimentos e a respectiva situação legal. Na introdução a esta Descrição o conde diz que a sua intenção é fazer uma “espécie de estatística da Casa”. Além de informar sobre a localização dos documentos, caracteriza o acervo documental elencando os principais livros de registo e o número de maços que constituíam o Arquivo, anotando os documentos em falta e os principais problemas que daí poderiam advir, dando soluções alternativas para suprir essas faltas.